Vad är dokumenthantering och dokumenthantering?

Framgång i affärer beror på dess rätta organisationen. Både chefer och medarbetare ska vara medveten om att en sådan pappersarbete. Vad är dess egenskaper, vilka typer finns, och vilka regler som bör beaktas i organisationen av arbetsflödet?

Vad är dokumenthantering

Alla organisationer, oavsett ägande och egenskaper skapar i samband med verksamheten en mängd olika papper. Det kan vara både order och brev och rapporter. Alla av dem tillhör den organisatoriska och administrativa dokumentation.

Kontorsarbete - en aktivitet för att skapa dokument i organisationen, som utförs av vissa regler och krav. Oftast i företag avsätta engagerad personal, sysselsättning inom denna sektor. I små företag sekreterarfunktion kan placeras på nästan alla anställda.

Om du förstå essensen av terminologin (vad pappersarbete), blir det tydligt att ursprunget till ordet. Detta framför allt fixeringen på ett material bärare av officiell information. Under denna process skapar organisatoriska och administrativa handlingar, som sedan initierar vissa åtgärder.

Termen "kontors" dök upp under en lång tid, men först i mitten av förra seklet, officiellt tog form, är fixerade i regelverket på statlig nivå.

Office management och dokumenthantering - vad är det?

Organisationen kan inte existera oberoende av lagen. Det är alltid en dokumenthantering och dokumenthantering. Vad är det, vilka funktioner i överföringspapper, hur man ordnar dem? Dessa frågor löses genom specialister: sekreterare, arkivarier, anställda i personalavdelningen.

Affärskorrespondens innebär fastställande information om ett konkret medium, skapandet av ett papper eller elektroniskt instrument. Vid sin bas byggs arbetsflöde organisation - rörelse order eller ett brev från sin skapelse till genomförande och skicka arkivet eller förstörelse.

När det gäller platsen för affärshandlingar med avseende på anställda och ledning av organisationen Dokumentet är uppdelat i yttre och inre. Från källan kommer att bero på vägen framåt order, brev.

Internt dokument organisation omfattar följande steg:

• skapandet av projektdokument;
• samordning;
• utkast till dokument undertecknande lägger ner datum och registreringsnummer; från det ögonblick registrering anses officiellt publiceras och accepterat att utföra;
• att ställa förövarna och övervakning;
• utförande av order;
• registrering av verkställandet av dokument för lagring, beroende på tidpunkten och nödvändighet;
• förstörelse av affärsdokument med utgånget eller utforma dem för arkivering.

Stages externt dokument i sin helhet är likartade, men det finns vissa skillnader:

• Handlingar som lämnas till företaget från utsidan. Detta dokument kan vara förälder och barn, grenar, föreskrifter från myndigheterna i de officiella myndigheter, domstolsbeslut, brev från medborgare.
• Alla fick organisera affärsdokument som krävs för att genomgå registreringsförfarandet. Det bekräftar att de tas under kontroll.
• Nästa steg är att arbeta med dokumentet introduktion eller prestandakrav.
• Om det behövs är ett formellt svar gjorts.
• Det sista steget - som bygger på lång eller arkivlagring och eventuell förstörelse.

Dessutom, när det gäller förvaltningen av organisationen är följande typer av dokument:

• uppåt - från slaven till linjalerna (kommentarer);
• nedåt - från ledningen till de anställda (order);
• horisontella - mellan lika positioner (akter, protokoll).

Alla stadier av dokumentet i rörelse registreras i särskilda tidskrifter. De kan göras på flera olika sätt:

• register över transportdokument;
• kort dokument,
• elektroniskt dokument är vanligast i de allra flesta organisationer.

Dragen av rättegången

Många undrar vad det juridiska pappersarbete, och hur det skiljer sig från det totala. Rättsfall - det är en något annorlunda uppsättning av dokument och bevismaterial. Korrekt lagring och förflyttning ger insyn i rättsväsendet. Trial skrivfel, till skillnad från organisatoriska kan vara frivillig. Den genomförs av behöriga personer och är strikt kontrollerad. För honom, det föreskrivande och väldefinierad alla steg upp till förstörelse.

fungera som sekreterare

Huvuddelen av företagets anställda mycket vag uppfattning om vad pappersarbete och pappersarbete. För samma sekreterare - yrkesverksamhet.

Sekretariats företag utför grundläggande funktioner dokumenthantering. Formen och funktioner i arbetsorganisation registrering tjänsteföretag är indelade i dessa typer:

• Centraliserade - alla sekreterare är på samma avdelning och med förbehåll chefredaktör kontorsarbetare eller Senior sekreterare.
• Decentraliserade - sekreterare och personal som utför sina arbetsuppgifter, utspridda över delar av organisationen och med förbehåll för olika överordnade.
• Blandat - det är vanligast i stora organisationer.

Funktioner dokumentera företaget kommer direkt beror på vilken form sekretariatet antogs.

Instruktion på kontorsarbete

Oavsett storlek och ägarform, i alla organisationer måste vara en normativ handling som reglerar flödet av dokument. Vad är instruktioner om dokumenthantering, och hur man gör? Denna fråga är av intresse inte bara för sekreterare utan också bland ledarna.

Instruktion på kontorsarbete - detta är den interna regleringen av organisation som godkänts av ordern eller bruksanvisningar, evig åtgärder. Det preciseras alla steg av tidens dokumentet är förteckningar över tjänster, vars signaturer kan autentisera officiella dokument, presenterade konstruktions prover, ämnen och former.

journalföring

I små organisationer med en låg nivå av dokument (mindre än 200 per år) är ingen tvekan om att denna registrering. Allt avgörs krafter de anställda själva, eller ens huvud.

Om dokumentering skyldigheter utan direkt anställd och inte preciseras i sitt anställningsavtal, är det nödvändigt att utfärda ett dekret anförtror deras funktioner. Detta dokument bör detalj att måla ytterligare uppgifter, ansvar och ersättning.

Funktioner personal register

Om din organisation driver en enda anställd, se till att du kommer att skapa anställningsrelaterade handlingar. Frågan om vad HR outsourcing, är särskilt viktigt för företag med ett fåtal anställda.

HR-outsourcing - är att säkerställa den fria rörligheten för specifika dokument som rör anställning av anställda. Vanligtvis är dessa uppgifter utförs av en särskild enhet - personalavdelningen. Deras funktioner inkluderar reception, bearbetning och lagring av HR-dokument. Inklusive behandling av personuppgifter som är konfidentiella.

Personalpappersarbete vanligtvis separat från den övergripande efterlevnad av reglerna om sekretess och lagringsfunktioner.

optimering av kontor

Trots den snabba utvecklingen av digital teknik, många organisationer är svårt att optimera arbetsflödet. Fortsätter att leda gammaldags papper korrespondens och regelbundet loggar.

Detta beror på två faktorer:

• motstånd till anställda innovation företag;
• brist på finansiering.

Chefer bör komma ihåg att arbetsflödet optimering med betydande investeringar ger en betydande ekonomisk effekt.