Business process - vad är detta? Design, simulering, optimering av affärsprocesser

Moderna metoder för företagsledningen alltmer låna utländska tekniker och teknologier. Och inte för att det är på modet, men eftersom det är bekvämt och effektivt. En av dessa metoder bryter allt rutinarbete på elementära komponenter och sedan beskriver i detalj varje mottagen en affärsprocess. Det tar en hel del tid, men den härledda system gör det möjligt att hitta och svagheter och alltför uppblåsta ansvarsområden och uppgifter tydligt. När tillbringa tid management får delegera en del av sitt ansvar ner för stegen, vilket frigör dig själv tid för strategisk planering.

Livet enligt plan

En annan sak är att personalen på företagen ofta inte förstår betydelsen av detta förfarande och välkomnar viljan hos ledningen att identifiera viktiga affärsprocesser. Ändå allt vi måste förstå modellering och beskrivning av elementära operationer för varje enhet, och även anställda. Ännu värre, om tillståndet i företaget finns anställda som studerar företagets affärsprocesser. De de oavbrutet om något frågar distraherad och på annat sätt stör genomförandet av direkta funktionella ansvar för all personal. Vad göra?

Låt oss börja på avstånd. Varje morgon, innan de flesta av oss en uppgift - att komma till jobbet. För sin framgångsrika lösningar behöver tid för att vakna upp, träffas och äger rum i vissa transport (om det är en personlig bil eller en tunnelbanevagn). Därefter kan varje komponent delas upp i mindre förfaranden: för att vakna i tid, kan du ställa in ett larm och du kan be någon att väcka dig, etc. Oavsett vilken metod beslutsresultatet (tid uppvaknande) uppnås ... Men stiga, avgifter och sättet att arbeta olika metoder lösningar och slutresultatet. Egentligen kom vi till den första definitionen.

För vad det är allt du behöver

Så affärsprocessen - en specifik sekvens av enkla åtgärder som omvandlar resurser till en användbar slutprodukt. I vårt exempel på livet, det finns tre olika processer, vilka var och en kräver sin egen ingång information och efter en viss manipulation leder till önskat resultat. Gå till företaget. Oavsett din verksamhet i varje bolag arbetet bestäms av professionell relation anställda: överföring av information, definitionen av behovet för produkten, analys av produktion och resurser, etc. Och det är viktigt att notera att allt det ovanstående har ett värde endast om tre villkor är uppfyllda ..:

- Information ges till intresserad av hennes anställda;

- detta görs i rätt tid;

- den form i vilken informationen presenteras, är ganska enkel och okomplicerad.

För att sammanfatta ovanstående kan man hävda att affärsprocessen - är informationsflödet, svara på tre frågor: vad, var och när. Det är för att arbetet utfördes smidigt och kontinuerligt är det nödvändigt att bestämma dess komponenter. I detta fall kommer det att finnas dubbelarbete, bristande artist eller driftstopp.

När en tydlig affärsprocess, upphör varje anställd att vara oumbärlig. Kom ihåg hur många gånger fick vänta, när det kommer att bli ett sjukhus (eller återvänder från semester) några av hans kollegor; i din frånvaro på telefonen bara inte sluta ringa, och alla försöker ta reda på vad och hur du gör. Och om du svarar på en begäran om vägledning och gjorde en ganska detaljerad beskrivning av affärsprocesser, kan du heja och lugn och slappna av, och ibland bara för lunch ...

När det gäller de formella språkdefinitioner, kommer vi att hävda att beskrivningen av affärsprocesser, sätter företaget dessa mål:

• förstå den övergripande strukturen i organisationen och bestämma dynamiken i dess utveckling;
• identifiera aktuella utmaningar och möjligheter att övervinna dem;
• fastställa tydliga för alla deltagare (utvecklare, användare, kunder, etc ...) mål och syften systemet;
• formulera kraven för den nödvändiga programvaran.

Naturligtvis i sig är beskrivning av affärsprocesser utan intresse. Men här är det för reengineering - den primära uppgiften. Endast genom att förstå strukturen av relationen, och hur informationsflöden, kan vi tala om ompröva den semantiska belastning både företaget och dess enskilda divisioner. Men omorganisationen ska genomföras i syfte att uppnå vissa mål: att förbättra kvaliteten på kundservicen, kostnadsminskning; vilket ger större frihet i beslut artister (minskning av termer av utförande av arbeten) och så vidare. d.

enkel klassificering

Oftast, behovet av att beskriva informationsaffärsprocesser visas i företag med funktionell orienterad struktur. Det faktum att syften och mål olika avdelningar kan komma i konflikt med varandra. Detta kommer inte bara leda till en minskning av bolagets lönsamhet, utan även utifrån förlorad konkurrenskraft.

Den moderna inställning till ledningen blir allt en process i naturen. Allt arbete betraktas som en specifik uppsättning processer (som var och en består av en eller flera elementära operationer). Att formalisera och standardisera det tillvägagångssätt som kategorier sådana processer (klassificeringen sker i förhållande till produkten mervärde):

• grundläggande - de genom vilka företaget erhåller inkomst: produktion, marknadsföring, leverans;
• kontroll - de som sätter mål och syften med avdelningar och specifika artister;
• stöd - de som ger produktionsresurser, men det behöver inte höja värdet på slutprodukten: beredning och urval av personal, ekonomiskt stöd, rättsligt skydd, osv ...

Förutom de redan nämnda oberoende av den mänskliga faktorn och förenklad anpassning av nya medarbetare gör det möjligt beskrivning av affärsprocesser för att effektivt hantera driftskostnaderna för bolaget.

egenskaper

Nu blir det tydligt att förvaltningsbolaget inte bara måste identifiera tillhörande informationsflöden, men klart beskriva alla de aktiviteter. Eftersom vi redan vet att affärsprocessen - är en del av det övergripande arbetet, som går från en person till en annan (inom din funktionell enhet eller inte - spelar ingen roll) och sedan gå vidare till det faktum att allt i världen kan förenas. En professionell verksamhet - i ännu högre grad.

Oberoende av omfattningen av varje affärsprocess kan beskrivas med samma egenskaper.

- Interface - detta är början och slutet av en enkel operation.

- Ägaren - en anställd i företaget, som inte bara har de resurser som krävs för att arbeta med, men också planer, analyser, hanterar processen; och viktigast av allt - den är ansvarig för resultatet.

- mottagen meddelandeinformation i någon form accepteras i företaget, som bestämmer behovet av information och markerar början av processen - Login.

- Exit - information eller materialiserats en del av den produkt som konsumeras utanför konstnären klienten.

- Artist - personalen i företaget, som bedriver samma process.

- Resurser - materialet eller av aktiviteten information som inte förändras under drift (och endast tjänar till att omvandla inmatningsinformationen till den slutliga produkten).

- Kvalitetskontroll - industrin eller inre (gjord av förvaltningsbolaget) indikatorer för att fastställa effektiviteten i arbetet.

Obligatorisk val av elementära processer

Naturligtvis får inte alla företag vara beskrivning av affärsprocesser. Det finns dock ett antal fall som inte gör utan det tråkiga. Vilka är de viktigaste:

• Aktivitet av företaget är automatiserad. I detta fall översätter affärsprocessdiagram kundernas behov i klartext programmerare.
• Förbättring av företagets verksamhet. Inte bara en modernisering av utrustning och teknik för att hjälpa till att förbättra den slutliga produkten; optimering av affärsprocesser ger en möjlighet att identifiera styrkor och svagheter i arbetet och vidta lämpliga styrlösningar.
• Certifieringsorganisation för internationella standarder (ISO). Skapad densamma för samtliga anställda i kvalitetskontrollsystemet.

Hur skicka in en beskrivning av kundens

Modellering av affärsprocesser kräver en beskrivning av varje objekt. Hur man gör det smärtfritt för organisationen? Tre huvudsakliga metoder som antagits i världen praktiken: text, grafik och tabell.

Textbeskrivning innebär alla framsteg på ett enkelt och begripligt sekvens. Form och innehåll kan vara antingen gratis (om du ännu inte har utvecklat internationella eller branschstandard) och reglerade dokument. Till exempel: säljavdelning sänder redovisningsdokumentation för perioden planeringsavdelningen; anställda i planeringsavdelningen att genomföra analytiska arbetet för att bestämma fördelningen av och dynamiken i behovet av att göra justeringar i produktionen; resultatet av planeringen avdelningen överförs till marknadsavdelningen, där analysen av orsakerna till tillväxt (fallande) Försäljning och m. d.

Grafiskt affärsprocesser diagram gör det möjligt att visualisera resultaten av analysarbete. Inget behov av att påminna om att det visuella intrycket av den information som är mest effektivt. Därför är alla typer av tabeller och diagram ger oss möjlighet att snabbt förstå vad som händer och hitta rätt lösning.

I de fall där den viktigaste uppgiften att reformera verksamheten - optimering av affärsprocesser, är det nödvändigt att använda en tabellform för att beskriva dem. Med det lättare att förstå sekvensen av steg och riktning för informationsflödet. Typskylt innehåller inte bara en beskrivning av funktionen hos vanliga enheter, men även grafer av inkommande och utgående dokument, titeln (kan specificeras som en hel enhet, och enskild medarbetare) och så vidare. D.

Hur man ska beskriva affärsprocessen

Det räcker inte med att genomföra analyser av affärsprocesser. Det viktigaste i detta fall är korrekt, men samtidigt och enkel beskrivning. Till att börja formulera namnet på en enda process. Detta kommer att bidra till att förstå dess egenskaper, prestanda och logiken i den totala kedjan av produktionsverksamhet.

Då ska du ange vilka ingångs information som krävs för ett korrekt genomförande av uppgiften, liksom listan bestämmelsen resurs. Den inspelade sekvens av enkla operationer, varav processen inte kommer att sakna och inte glömmer något.

Modellering av affärsprocesser kan inte göra utan processägare och uppföljning av sitt system genomförande. I detta syfte bör det noteras i beskrivningen av de standardvillkor för arbetsprestation och lista de dokument som skickas till nedanstående länk. Om du förenkla beskrivningen bör se ut så här: "... efter analys av försäljningen under perioden den anställde planeringsavdelningen fyller den etablerade formen (tabell), som sänder till marknadsavdelningen ..."

Ett förenklat schema för beskrivningen av de produktionsprocesser

Vid sammanställningen beskrivningarna oftast anställda står inför det faktum att inte vet hur man verbalt kommunicera innehållet i deras arbete. Till affärsprocesser systemet var klar och strukturerad kan du skapa ett memo. Det återspeglade de frågor som måste ge en tydlig och detaljerad svar så mycket som möjligt. Så, vad är frågorna?

• Vad? Den beskriver som specifikt gjorts i denna operation.
• Varför? Sänder operation mål.
• När? Det avgör vem initierar utförandet.
• Vem? Den hänvisar till specifika konstnärer.
• Hur? Den listar de nödvändiga resurserna.

Business Process Development tyder på att du kan använda alla sätt att beskriva. Således får du den mest detaljerade systemet för arbete. Grafisk utföringsform kommer att avslöja sambandet av de funktionella enheterna, och en texttabell, och ger innehållet i varje operation. Tyvärr är det inte möjligt automatisering av affärsprocesser utan denna tidskrävande förarbete.

Hur att samla information

I praktiken är det känt många sätt hur man får den nödvändiga informationen. Först måste vi analysera styrdokument som styr bolagets anställda. Då bör genomföra personliga intervjuer med varje direkt gärningsmannen för att beskriva innehållet i hans arbete. Vidare, för att förfina och förtydliga kontroversiella frågor, konsulter måste analytiker använder övervaka genomförandet av affärsprocesser.

Om en övergripande strategi för att lösa problemet, inte automatisering av affärsprocesser inte verkar så tråkig och meningslös övning.

arbetsgrupp

Och ändå, om den viktigaste uppgiften för företaget - automatisering av affärsprocesser och locka externa konsultföretagsledningen har inte för avsikt att nödvändigtvis väcker frågan: "Var ska man börja?" Det första steget är en arbetsgrupp av företagets anställda. Det är önskvärt att medlemmarna i arbetsgruppen har utmärkta analytisk förmåga och förmåga att lyssna. I själva verket, som redan nämnts, det mesta av arbetet är att genomföra personliga intervjuer med affärsprocesser artister.

Därefter måste du göra en verklig bild av hur systemet fungerar. När det gäller moderniseringen av företagets arbete och ge vinst att tala om perfekt omstrukturering sannolikt kommer att ske. Det är därför nödvändigt att rätta till systemet och informationsflödesriktningen vid början av optimeringen.

Vad finns i beskrivningen

För att undvika förvirring och tvetydighet i beskrivningen av affärsprocesser, experter rekommenderar användning av processkartor. Denna standardiserade dokument som gör det möjligt att förena alla åtgärder oavsett inflytande av konstnären och komplexiteten i de beskrivna operationer.

Någon beskrivning kan delas upp i följande komponenter:

• processen enhetlig form (vanligen en tabell);
• affärsprocesskarta (kan presenteras i någon form - textbeskrivning, en bild eller tabell);
• rutter (inkommande och utgående flöden av information, resurser och ekonomi);
• matriser av olika affärsprocesser (Tabell samverkan mellan olika processer som gör det möjligt att allokera primära och sekundära flöden och operationer);
• flödesschema (flödesschema för en affärsprocess);
• detaljerad textbeskrivning;
• dokumentera (skapa dokument som bekräftar utförande process);
• identifiera indikatorer för en affärsprocess (sökprestanda och indikatorer som kan styras inte bara framsteg, men också kvaliteten);
• föreskrifter (med andra ord, den arbetsbeskrivning).

indikatorer

Som har upprepade gånger påpekat, måste varje process vara något mätas. Det är nödvändigt först och främst för att bedöma effektiviteten i hela företaget. Oftast, experter rekommenderar att testa affärsprocesser i fyra faktorer: tid, kostnad, kvalitet och kvantitet.

Men affärsprocessmodeller är dynamiska och varierande. Så det är ofta inte tillräckligt för att utvärdera endast hastigheten på utförandet av arbetet; du måste ta hänsyn till arbetsvillkoren och företagande infrastruktur. Dessutom kan nästan alla industrin inte existera utan leverantörer, finans, logistik och partners. Detta är också mätbara indikatorer.

Och naturligtvis får vi inte glömma media och den mänskliga faktorn. Ju större utbildningsnivå, desto mindre tid det tar att granska instruktioner och ange informationen.

I hjärtat av de flesta av principerna för strukturell analys och design (SADT - Strukturerad analys och design Technique) modelleringsmetodik nu läggs, liksom vissa algoritmiska språk. Du kan tala om att det finns flera viktiga affärsprocesser analysmodeller:

- Business Process Modeling - i själva verket, modellering - avslöjar den funktionella aspekten av företagets existens.

- Arbete Flow modellering - beskriver arbetsflöden och liknar rita flödesscheman.

- Data Flow modellering - till skillnad från den tidigare, beskriver en dataström (information); Den är utformad för att producera en sekvens av operationer.

Shewhart cykel, Deming

Stora affärsprocesser (1C kan du skilja dem från den allmänna listan) rekommenderas att beskriva i ett separat dokument som heter "Regler för produktionsarbete." Allt som är mindre betydande i naturen eller bestå av ett litet antal enkla åtgärder brukar beskrivas i arbetsbeskrivningar.

Vid utarbetandet av reglerna måste ta hänsyn till villkoren för cykeln för kontinuerlig förbättring av företaget (modell Shewhart-Deming). Bestämmelserna hävdar att optimering och förbättring - en oändlig process. Dvs bestående av sådana administrativa beslut har nu hantera en ond cirkel: planering, genomförande, kontroll, justering.

Vid utarbetandet av förordningen bör ta hänsyn till de principer som säkerställer modell Shewhart-Deming:

1. Beräkningen av målen för nästa period.
2. Analys av dynamik avvikelser och dokumentation av de påstådda orsaker.
3. Fastställande av korrigerande operationer och analysera deras effektivitet.

Utveckling av modellen ska vara i enlighet med affärsregler. Som allmänt accepterade regler till förmån för normativ-rättsliga grunden för den stat där bolaget är verksamt. Den andra modellen är grunden för bolagets företagets policy.

Implementera ett ledningssystem för kvalitet, måste du ta hand om utveckling och harmonisering av affärsprocesser. Som nämnts tidigare i denna artikel - inte alltid företagets personal förstår vikten av moderniseringen igång. Att till varje anställd på vikten av att skapa en effektiv modell för affärsprocesser - uppgiften att ledningen.

För det är väl etablerad och väl utformat system kommer inte bara att förenkla bli nu uppfyller internationella kvalitetsstandarder ISO 9001: 2008, men också betydligt förbättra effektiviteten i varje anställd.

Båda dessa faktorer leder företaget att öka konkurrenskraften på marknaden, vilket i sin tur har en gynnsam effekt både för investerare och kunder.