Utbudet av fallen. Ordningen av bildningen

Alla dokument efter deras utförande måste grupperas i fallet. Termen "business" i enlighet med GOST 51.141-98 skall förstås ett enda dokument eller ett antal dokument, som hänför sig till en viss riktning av organisationen och placeras i en mapp separat. För rätt formation, lagring och registrering av fall i varje organisation skall årligen (med hänsyn till förändringar i den yttre och inre miljö) komponent nomenklaturen frågor, vilket är en förutsättning för en snabb sökning av dokument.

När bildar angelägenheter av enheter bör vägledas av kraven i enad stat dokumentationssystem. De viktigaste bestämmelserna anges i GOST 51.141-98, de viktigaste dokumenten från arkivet Institutionen för den ryska regeringen riktlinjer arkivera organ, listor över dokumentära material. Det är absolut nödvändigt för att uppfylla villkoren för lagring av dokument och filer. Om en organisation med en komplex struktur och många funktioner i varje avdelning och hela organisationen tillämpa enhetliga principer för att organisera dokument, formation och indexering fall. Därför nomenklaturen Affairs Department personal, god service, någon annan strukturell enhet eller organisation bör bildas med hänsyn till kraven i styrande dokument.

I det första steget är att identifiera de frågor och kategorier av handlingar som måste innehålla Nomenklatur Enhet eller organisation fall. Vi bör utgå från behovet av att täcka hela mängden dokumentation hur man skapar och tar emot. När du ser de nya frågor som inte omfattas av nomenklaturen, är det nödvändigt att göra tillägg. Form frågor nomenklatur bör tillåta tid uppdatera den. Därför vid indexering frågor bör ge möjlighet till nya index och omfattar ersätter tidigare tilldelade indexen redan bildade fall. Förbi oavslutade ärenden som förts över till nästa år sträcker sig från bevarandet av det ursprungliga antalet.

Titeln på varje enskilt fall måste vara tydlig och fullt avslöjas sammansättningen av målet och innehållet i de dokument som placeras i denna mapp. På en mapp måste anges index och hållbarhet fallet. Konsolidering av fallen utförs på basis av den nominella, till exempel, order, protokoll, instruktioner och så vidare. Fall kan konfigureras i detalj, till exempel, överensstämmelse med en viss reporter, överensstämmelse för leverans av råvaror, överensstämmelse med reportrar, kombineras på territoriell grund, och så vidare.

När gruppering dokument bör vara uppmärksamma på villkoren för deras lagring. Kan ej kombineras i en falldokument tillfällig och permanent lagring eller olika lagringstider. Det är inte tillåtet att ta med i utkastet till affären, irrelevanta handlingar eller kopior alternativ multipliceras. I bildandet av frågor bör kontrolleras i närvaro av alla dokument signaturer och korrekt avslut.

Indexering frågor och prioritetsordning bör göras i prioritetsordning. Den första beskriver de viktigaste dokumenten (order, förordningar eller andra administrativa dokument). Den nomenklatur sakernas bör innehålla index och rubriker av frågor, villkoren för lagring, order evakuering. Utbudet av fallen har godkänts av den etablerade ordningen i organisationen och kommit överens om med officer i den stat Arkiv i regionen. I slutet av året i nomenklaturen utfärdade slutliga rekord som visar antalet fall som öppnades under året i varje kategori. Arkivering fall av permanent arkivering eller avyttring av temporära fall lagrings (vid mognad) utförs i enlighet med den fastställda av instruktion på kontorsarbete av organisationen rätt.