Office Manager. Befattning

I sin roll som "Office Manager" de flesta arbetsgivare ser arbetstagare som utför ganska brett spektrum av ansvarsområden. Syftet med införandet av bemanningen av enheten - säkerställa smidigt arbete på kontoret, eller ens flera tjänster som är ansvariga för det. Om du vill ha en ingen vanlig sekreterare, svara på telefonsamtal, emot e-post och besökare, naturligtvis, kontorschef - är huvudet, som den anställde kräver vissa befogenheter och auktoritet. Utan den skulle han inte kunna effektivt utföra sina uppgifter.

Som en del av sina huvuduppgifter, en förteckning över uppgifter som skall utföras av kontorschefen, måste omfatta minst fem områden. Det bör förstås att kontoret - det är inte det rum där chefen sitter, och den plats där det fortfarande utförs administration och ledningsfunktioner. Och det innebär att kvaliteten och tidpunkten beror på hur arbetet ska byggas kontorschef.

Ledande ställning. De omfattar planarbete på kontoret, dess organisationsstruktur, ledande befattningshavare, införandet av företagskulturen, utveckling av kommunikationen med partners och politiska kontroll över sina efterlevnad.

Administrativa funktioner. De omfattar att organisera kontoret, upprättande av förbindelser mellan tjänster, fördelningen av kontorsutrymmen bland de anställda.

Hushålls arbetsuppgifter. Office Manager bör ordna inköp av kontorsutrustning, pappersvaror, förbrukningsvaror, hushållsutrustning. Dessutom måste det ge rengörings kontor, underhåll av kontorsutrustning, i tid betalning av räkningar, hyra , etc.

Kontroll arbetsuppgifter. Denna verksamhet omfattar genomförandet av revisioner, revision, inventering av materiella tillgångar, dokumentation.

Rapportering. De omfattar utarbetandet av rapporteringsdokument (information) för huvudet.

Beroende på organisationens storlek kan den anställde vara en separat entreprenör laddad med styrning (för små företag), och kan leda hela tjänsten. Samtidigt chef för organisationen är det underförstått att universellt av önskan anställda, avräkning av sina uppgifter saker som ligger inom kompetensen hos andra tjänster är inte alltid motiverat. Till exempel är det inte nödvändigt att ladda en sådan anställd redovisning, personaladministration, etc. En sådan blandning är oftast en negativ inverkan på kvaliteten på arbetet. Orsaken till detta ligger i det faktum att de uppgifter är mycket bredare än den skyldighet att säkerställa arbetet på kontoret, de genomsyrar hela organisationen. Därför redovisning jobb, bör kontorschef vara att fokusera på den erfarenhet och kompetens av ovanstående fem verksamhetsområden, snarare än sprida dem alltför brett spektrum av ansvarsområden ofta inte är relaterade till arbetet i kontorsprogram. I detta fall är arbetsgivaren söker kvalificerad personal inom detta område bör inte glömmas bort, för vilken han behövde den anställde, och inte ta överskottet av icke-kärnfunktionskrav.