Serviceanmälan: ett exempel. Göra ett memo

På organisationens interna dokument känner många anställda bara av hearsay - memoranda är förvirrade med tjänsten och är felaktiga. Detta kränker den grundläggande funktionen hos sådana dokument - officiell kommunikation inom laget, vilket leder till omöjligheten av samordnat arbete. Därför blir frågan om att skriva ett notat, dess skillnader och likheter med andra papper brådskande.

terminologi

En servicemärke är ett kommunikationsmedel mellan tjänstemän, strukturella divisioner. Ibland definieras det som ett dokument om prestanda för viss uppgift / arbete, även om det kan ha en annan karaktär. De prover som kommer att diskuteras i denna artikel återspeglar bara det möjliga innehållet i notatet.

Officiellt innehåller klassificeringen av förvaltningsdokument inte information om ett sådant papper som ett memo. Ett exempel på hur man skriver det ges inte, men det förnekar inte det faktum att ett sådant dokument är utbrett inom arbetslivet av flera skäl.

Skäl att använda

En servicemärk är känd som ett ofta använt stöddokument. Det har ansvaret för att säkerställa kommunikation mellan arbetssystemets delar, det vill säga anställda. Varför är ett sådant dokument så populärt? Många arbetsmoment kan och bör lösas utan ingripande av ledande befattningar - detta visar autonomi och effektivitet av avdelningar autonomt och som ett system som helhet.

funktioner

Skillnaden från det ovannämnda memorandumet är att det senare innebär ett överklagande till högre tjänstemän, och ett memo, ett exempel som kommer att behandlas nedan, bildar en koppling på horisontell nivå. Det kan vara ett samtal till administratören av en annan avdelning eller chefen för en annan enhet. I samtliga fall är det möjligt att prata om notatet, medan de nämnda personerna har motsvarande tjänster. När det finns en ojämlikhet, bör ett notat utarbetas . Några av de exempel som presenteras här kan vara tvetydiga, skälen till detta kommer att diskuteras senare.

Omfattning av serviceanmärkningar

Vanligtvis skrivs noteringar om frågorna om att tillhandahålla: information, ekonomi, logistik eller organisatorisk. Ofta kan en anteckning innehålla en förfrågan eller ett förslag. Vart och ett av strukturelementen är vanligtvis ett av prioriterade ämnen och hänför sig till det område där själva elementet fungerar.

registrering

Registrering av noteringen sker på samma sätt som anmälan av rapporten. Följaktligen ändras endast innehåll. Registrering av tjänsteanmärkningar regleras av GOST. Detta gör att du kan behålla registreringsenheten för alla hanteringsdokument.

Ett exempel på hur man skriver ett notat:

Information och teknisk avdelning ( högst upp på sidan, till vänster )

Till chefen för säkerhetstjänsten ( högst upp på höger sida ) Lyubchenko RL

OFFICIELL NOT

09/14/2015 № 11

Fredag 17. 09. 2015 kommer att ersättas av material- och teknisk bas. I detta avseende ber jag att ge tillgång till följande anställda i organisationen av PE "AMIR" för utförandet av dessa verk:

1. Andeneko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Avdelningschef ( på vänster sida ) _response_ Antipov RD ( på höger sida)

Utformningen av notatet antyder ett typiskt arkformat - A4.

fördelar

I huvudsak, det analoga talmeddelandet, har memo flera fördelar jämfört med den vanliga arbetskommunikationen:

• Bevarande skriftligt;
• Officiell dokumentation;
• Bekvämlighet vid överföring av komplex information;
• Möjligheten att skicka ett meddelande till flera personer samtidigt.

Logiskt konsekvenserna som följer av detta:

• Möjlighet att bekräfta / motbevisa något uttalande
• Tydlig formulering av uppgiften och dess exakta genomförande;
• Fristående genomförande
• Arbetseffektivitet.

karaktär

Skriva ett officiellt memo kan ha följande tecken:

• Information (kommunikation, anmälan, briefing, etc.);
• Initiativ (förfrågan);
• rapportering.

Tjänsteanmälan, som exemplifierades ovan, är av informativ karaktär, eftersom chefen för en avdelning meddelar den andra om den kommande arbetsuppföljningen, dessutom ger en enkel sammanfattning av vad han är skyldig att göra.

De två sista punkterna är ofta sida vid sida: ett memorandum är ett svar på ett initiativ (begäran).

struktur

Låt oss överväga hur man skriver ett officiellt memo på grundval av detta exempel. Så det här dokumentet måste innehålla:

• Mottagarens krav (i detta fall utfördes rollen av säkerhetschefen);
• Namnet på dokumentet (motsvarande inskription var omedelbart före texten);
• Datum för dokumentet;
• text;
• Behörig och underskrift av adressaten (chef för informationsavdelningen).

Texten kan i sin tur också fördelas utmed strukturen. Det är sant, det är mycket mer villkorligt:

1. Den första delen definierar grunden och motivet för skrivning. En servicemärke, vars exempel presenterades ovan, förklarar begäran i första meningen.
2. Den andra delen återspeglar kärnan: i exemplet går det efter orden "i samband ...".
3. Den tredje delen är slutgiltig. Det kan innehålla en faktablad, ett förslag eller en begäran.

En servicedel, ett exempel som hjälper oss att förstå reglerna för design, kopplar den andra och tredje delen till en. Separation blir mer märkbar i komplexa noteringar. Den tredje delen visas nödvändigtvis i svardokumenten.

stilisering

Även om det här dokumentet tillåts ett gratis format, liksom för alla andra förvaltningshandlingar, för att kunna veta hur man korrekt skriver ett officiellt memo, måste du fritt uttrycka dina tankar i en affärsstil, för när man utarbetar någon form av dokumentation är det han som används.

typer

Serviceanmärkningar har inte en tydlig klassificering, men samtidigt kan de delas in i olika typer av villkor.

Till exempel finns ett notat:

• Om ökningen;
• För förvärvet;
• Vid avbokning etc.

Varje art har sin egen specifikation av stavning. För att få en bättre förståelse för hur man skriver ett memo, kommer också exempel att ges.

Om ökningen

En kontoutskrift om ökande löner kan behövas för anställda som anser att de inte får tillräcklig penningkompensation för sitt arbete. Det är logiskt att de först och främst kommer att vända sig till sin chef - de kommer att skriva ett memorandum.

En kontorsanmälan av denna typ är skriven av chefen för anställningsavdelningen adresserad till avdelningschefen. Ibland är det också personalavdelningens ansvar. Därefter talar det först om den anställdes kommunikationsavdelning, som vill få en större lön och personalavdelningen. Orsakerna till löneökningen (förändringar i arbetskraftens storlek, anställdas kvalifikationer etc.) måste nödvändigtvis innehålla ett officiellt memo.

Provet presenteras nedan.

Materials Accounting Department

Generaldirektören för statsföretaget "Agro Darina" Aninikova G.L.

OFFICIELL NOT

04/09/2013 № 45

St Petersburg

På ökande löner Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna arbetar i PE "Agro Darina" sedan den 4 mars 2011 i stället för den ledande specialisten för materialrevisionsavdelningen. Hon är en kvalificerad mästare på hennes hantverk, som visar hög arbetsproduktivitet, punktlig, obligatorisk och verkställande. Under mitt arbete fick jag inte ett enda disciplinärt straff. I samband med ovanstående ber jag dig att öka lönen Furmanets Galina Viktorovna från 23 000 rubel till 25 000 rubel.

Chef för avdelningen för redovisning av material means_certification_Galkin S.A.

Ökningen innebär inte bara en ökning av arbetsersättning, det kan också innebära en övergång till en högre position. En kontorsanmälan om befordran skrivs också av avdelningschefen.

Detta är ett viktigt anmärkning: samma servicemärk till regissören, det vill säga en anteckning från underordnad huvud anses vara en rapport.

Avdelningschefen kan rekommendera en underordnad att öka baserat på:

• Förbättring av hans kvalifikation;
• Högre utbildning (första / sekund);
• Erfarenhet och arbetslivserfarenhet;
• För enastående tjänster.

Skälen bör anges direkt i notatet. Till exempel nästa.

Institutionen för material och teknisk support

Generaldirektören för PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

OFFICIELL NOT

02/19/2001 nr 15

Moskva

På uppgången i stolpen av Belousova Yu. O.

Belousova Julia Olegovna jobbar i PP "Netflix" sedan 7 januari 1999 som administratör av logistikavdelningen. Hon är en kvalificerad expert inom sitt område. Medarbetaren är verkställande och ansvarig, har hög arbetsförmåga och uthållighet i stressiga situationer. 15 februari 2001 fick en magisterexamen i redovisning och revision. I samband med detta rekommenderar jag Yulia Belousova att höja till ställning som senioradministratör.

Chef för avdelningen för material och teknisk support_Elchinins underskrift P.L.

Att köpa

Under inköpet avses reparation eller byte av utrustning. Tjänsteanmärkningen för förvärvet skrivs av avdelningen, som behöver uppdateras material och teknisk bas.

En servicemärke, som ett exempel presenteras nedan, upprättades för inköp av en dator.

Personalavdelningen

Till chefen för IT-avdelningen i OOO "Epam" Penkov DM

OFFICIELL NOT

11/12/2009 nr 4

Kharkov

Vid reparation (ersättning) av datorn

Jag skulle vilja informera dig om att från och med den 6 november 2009 kraschar en personal på personalavdelningen Mashkina Tatyana Evgenievna, en ledande administratör, regelbundet på en persondator.

I samband med ovanstående anledning, reparera eller byt ut den här datorn så snart som möjligt.

Chef för personalavdelningen _signature_ Chistenko V.T.

semester

Serviceanmälan här innebär inte i den meningen att man får en välförtjänt vila, men kallar en anställd från semester, skrivs av avdelningschefen, där den anställde är listad. Det anger orsaken till återkallelsen. Dokumentet skickas till företagets / organisationschefen, han måste i sin tur skriva ett svar - samtycke eller vägran.

Följande är ett exempel på ett sådant meddelande med svaret.

Jag har inget emot det

Personalavdelning för att förbereda nödvändiga dokument__Sergei 03/21/2014

Till generaldirektören för PE "Aukro" Sergey V.P.

OFFICIELL NOT

03/21/2014 Nr 1

Med tanke på sjukdomen Tatyana Morozova, bokföringsansvarig för revisionsavdelningen, föreslår jag att revisionsrätten Pavel Matveichuk lämnar sin ledighet den 22 mars 2014.

Chef för redovisning och revisionsavdelning _signature_ Marinina R.A.

Det bör noteras att förutom att skriva och ta emot en resolution om tjänsteanmälan är det fortfarande nödvändigt att erhålla samtycke från den anställde själv för att avgå från ledigheten. Det måste också formellt dokumenteras. Därför är noteringen endast den första etappen av denna process.

Om bonusar

En servicemärke om bonusar skrivs när huvudet vill uppmuntra arbetstagaren till produktivt arbete. Ur anställdens perspektiv är bonusprocessen enkel, för chefen, speciellt om organisationen inte har någon bonusavsättning och föredrar att göra utan det blir det mycket mer tidskrävande. Men en av stadierna av denna process kommer under alla omständigheter att skriva ett officiellt memo.

Först och främst måste du studera företagets specifikation i detta avseende - var och en av företagen har egna bonusvillkor. Dessa kan anges när en anställd inte kan tilldelas (disciplinära sanktioner, administrativa brott etc.), bidragskällor och liknande. Efter noggrann studie kan du fortsätta direkt till skrivning.

Tjänsteanmärkningen om bonusar måste nödvändigtvis innehålla skälen till att avdelningschefen anser att arbetstagaren bör uppmuntras. Om bonusavsättningen har tydliga poäng, där det anges, vilken uppmuntran är det som beror är processen mycket enklare. Chefen behöver bara informera direktören om uppfyllandet av sådana och sådana och sådana punkter. Då är detta ett meddelande. I ett annat fall föreslår avdelningschefen endast att uppmuntra arbetstagaren och själv bestämmer beloppet av bonusen - igen, med tanke på systemet med materiella incitament för organisationen.

Det är intressant att officiella noteringar på bonusar ofta hänför sig till rapporterna - eftersom de är skrivna i namnet på en högre rang. Ett liknande dilemma uppstår också med anteckningar om återkallelse från ledighet, ökning etc.

Att skriva bort

Serviceanvisningar om avskrivning av material är nödvändiga när fastigheten är skadad eller material och teknisk bas är föråldrad. Den här typen av dokument är nära relaterad till anteckningarna i förvärvet och liknar specifikationen. Till exempel skrivs anteckningen av avdelningschefen med ovanstående problem till avdelningen som arbetar med den bortskämda egendomen (som i exemplet om datorn: överklagandet gick till informationsavdelningen).

Nedan är ett urval av ett sådant memo.

IT-avdelningen

Till chefen för kontroll och revision av LLC "Troyanda" Sukhorukov D.D.

OFFICIELL NOT

01/22/2006 nr 42

Kiev

När du skriver av datorn

Jag skulle vilja informera dig om att den elektroniska datorn, som ägs av informations- och teknisk avdelning, för närvarande är föråldrad och inte kan beräkna kapacitet som är tillräcklig för att den här avdelningen ska kunna fungera fullständigt.

I samband med ovanstående skäl, skriv av ovanstående egendom som föråldrad och meddela upphandlingsavdelningen om behovet av att fylla i material- och teknisk bas.

Chef för information och teknisk avdelning _signatur_ VT Chashchenko.

Separering av servicenoteringar efter typ

Alla ovanstående exempel kan delas in i två typer:

• Ett notat om arbetstagaren, regissören;
• Ett meddelande till någon avdelning.

Vad gäller dilemmaet för den första punkten har det redan nämnts i denna artikel. Trots det faktum att information, hur man skriver en officiell anteckning till regissören, överflöd, liksom exempel och skrivprov, är det i princip inte helt sant. En sådan princip kan endast tillämpas i företagsorganisationer där alla avdelningar är lika och det finns ingen chefsjurist. Då blir anteckningar mellan avdelningar automatiskt officiella, inte rapporterbara. I alla andra fall rekommenderas det starkt att vid anteckningar om återkallande av en anställd från ledighet, på sina bonusar, uppsägning, befordran på kontoret, använd namnet på dokumentet "Memorandum". Övriga krav på skrivning är desamma.

Till serviceteknikerna ingår avdelningarna alla andra prover - om avskrivning, förvärv etc. De ger en mer korrekt uppfattning om kärnan i servicenotationer: Kommunikation mellan motsvarande avdelningar, vilket inte kräver förvaltningsåtgärder.

lagring

Memos som direkt till enskilda medarbetare, lagras i sina personliga angelägenheter. Allt annat skickas till företagets arkiv.

Original memos kan behövas när man testar organisation av högre myndigheter: de ger detaljerad information om den interna verksamheten i företaget, samspelet mellan de strukturella element.

Även minnesanteckningar, som officiella dokument, kan vara bevis eller vederläggning i arbetet i alla fall.

Liksom andra verifikationer, kan memos betraktas som ett slags komplement till det utländska företaget poster.

Frekvent användning av minnesanteckningar fungerar som ett kriterium för att bedöma den allmänna stämningen av företaget och dess anställda för sociologer, marknadsförare, psykologer arbetar organisation personal.

Hälften företag, hälften freestyle ritning notor visar tydligt kontextuella relationer inom arbetskraften. Särskilt intressant är dokumentationen inte mellan avdelningar och mellan enskilda medlemmar av avdelningarna - det är ovanligare och därför mer synliga.