Olika typer av nomenklatur för frågor, deras egenskaper och ändamål

Organisering av effektiv dokumenthantering på företags är omöjligt utan att skapa lämpliga villkor för den. или на бумажных носителях. En av dem fungerar som nomenklaturen sakernas i elektronisk form eller på papper. Om specialist, vars verksamhet har samband med dokumenten, frågar: "Vilka typer av nomenklatur sakernas", - det måste noggrant kalla dem. Det faktum att dessa anställda är skyldiga att känna klassificeringen för att snabbt orientera sig i slagordning dokumentation.

Utbudet av fall: koncept, typ, innehåll, värde

Innan vi beskriver skapelseordningen, förstå terminologin. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Typer av ärenden nomenklatur är kategorier som utvecklas i föreskriven form av systematiska listor med namn på komplex av dokument som genereras av bolaget under sin verksamhet, vilket indikerar lagringstider. De är nödvändiga för snabbt söka av de nödvändiga handlingar. hastigheten på transaktioner kommer att bero på olika kvalitet. Listorna används för att distribuera och grupp handlingar genomförs i mappen säkra index etablerade lagringsperioder. De ger en referensfil skapas och fungera som en källa för redovisningsinformation. , как типовая, примерная, индивидуальная. I praktiken är dessa typer av nomenklatur som används fungerar som en typisk, exemplarisk individ. Företaget är skyldigt att självständigt utveckla en lista med hänsyn till detaljerna i deras verksamhet.

krav

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Med tanke på de olika typer av ärenden, deras egenskaper och syfte, föreskrifter definierar regler som används i deras sammanställning. följer under bildandet av listorna:

1. Observera enhet metoder för redovisning, beskriva, organisera, söka och lagring av dokument.
2. Använd indexering. Det ger ändringar, rättelser och tillägg till de relevanta delarna av listorna.
3. Styra stabilitetsindex.

allmänna egenskaper

, указанные выше. Låt oss kort undersöka syftet och utbudet av olika typer av fall som nämns ovan. Individuella listor är utvecklade för en specifik organisation. De återspeglar den dokumentation som används för vardagliga verksamheten. I samma bransch tenderar att involvera företag som använder samma typ av handlingar. номенклатуры дел. För deras enande och grupper med hjälp av standardnomenklatur och om e frågor. Den senare har en rekommendation. дел являются обязательными. Typiska typer av ärenden nomenklaturer är obligatoriska. De är vanligtvis installeras med ett enhetligt index för företag i hela branschen (system). Typiska och exemplarisk nomenklatur sammanställt moderorganisationer. De tjänar som underlag för bildandet av enskilda listor för specifika företag. De i sin tur, efter överenskommelse med de högre strukturerna. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Olika typer av nomenklatur av frågor och deras konstruktion drivs av kvalificerad personal. De lockas till inventering och organisation av arbetet med dem. Bildas nomenklatur bör samordnas med kontoret och arkivverksamhet.

viktig faktor

Den nomenklatur sakernas måste vara närvarande vid varje företag, oavsett om förekomsten av en standard eller en inventering. För organisationen anses optimal utveckling av konsoliderat dokument. подразделений. Det omfattar alla typer av nomenklatur angelägenheter avdelningar. En konsoliderad förteckning över avtalats med lämplig arkiv. Efter godkännande, ledande inom strukturella enheter överförs utloppssektioner för användning i sitt arbete.

Detaljerna i beredning

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. För anställda, utvecklar checklistor, är det viktigt att veta inte bara vilka olika typer av nomenklatur för frågor, men också sammansättningen, antalet dokument som används i företaget. I sin verksamhet experter använder position i organisationen, nuvarande och förra årets lista över handlingar, bemanning, klassifikationer, lager, referensfilen och så vidare. Klassificeringen nomenklatur schemat kommer i första hand att bero på strukturen i företaget. Stor vikt och funktioner som inser organisationen. I detta avseende, eftersom klassificeringskategorier kan fungera som inre splittring och förvaltningsuppgifter.

dokumenttyper

Utbudet av fallen bör omfatta alla handlingar som speglar företagets verksamhet. Dokument som används av offentliga organisationer ingår i listan över organisationer som de skapades. I nomenklaturen kan vara närvarande och oavslutade ärenden som kom från tredjepartsföretag för lösningar, referensfilen. Ingår inte i listan över publikationer. Hit hör bland annat inkluderar beslut samlingar, bulletiner, manualer, referens tidskrifter, broschyrer, skyltar och så vidare. Ta inte med olika alfabet och andra hjälpämnen, som inte återspeglar huvudriktningarna i organisationen.

Den allmänna ordning

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Texten nomenklaturen fall tar formen av en förteckning över avsnitt och underavdelningar av klassificeringsschemat. Samtidigt angivna rubriker komplexa dokument. Nödvändig information från de dokument som registreras i form av uttalanden. Därefter används de i bildandet av projektet objekt. Listan kan visas i form av en tabell. Till exempel:

Den nomenklatur angelägenheter i typ correctional skola 8

Fastställande av språk för bildtexter

Det genomförs i enlighet med fastställda regler. Framför allt bör de:

1. I generaliserad form noggrant återge innehållet i fallet, sammansättningen av dokument som är placerade i den, de arter och funktionella tillbehör.
2. Inkluderar bindningselement anordnade i en klar sekvens:

• Namn på typ eller subtyp. Detta kan vara en motsvarighet log, order, protokoll och så vidare.
• Namn på skola / strukturell enhet. Det ska innehålla information om utvecklaren / författaren av dokumentet.
• Företagets namn, som kommer att riktas till eller från vilken den är tänkt att få handlingar som är placerade i fallet.
• Kort beskrivning av dokument.
• Namnet på det område, som är associerad med innehållet i handlingar.
• Period (datum), till vilka dokument placeras i fallet. Den ger också information om tillgången på kopior.

Verkar på en fråga

Vid formulering titlarna på fall där det finns sådana papper, om de inte innebär utförande sekvens, ordet "dokument", och i slutet (inom parentes) ange sina huvudtyper. Detta kan vara rapporter, planer, etc. Formuleringen kan till exempel vara följande :. "Dokument på seminarier om arkiv på företaget (lista över rekommenderade pedagogiska publikationer, listor)."

korrespondens

Rubriker fall där den ingår, bland annat lämplig sikt. Efter ordet "korrespondens" ange på vilken fråga och vem det genomfördes. I rubriken fall där det finns bokstäver homogena korrespondenter är deras namn inte ges. Istället visar en vanlig art. Formuleringen, till exempel, kan vara så här: "Korrespondens med grenar på organisationens årliga rapportering och planering." Om det finns bokstäver i olika korrespondenter, de är också inte anges. I detta fall indikerar endast föremål för kommunikation. Till exempel: "Korrespondens i frågor som rör anpassning av personalen" Namnet på en specifik korrespondent indikerar endast när endast i själva verket innehåller brev till honom och från honom.

Handlingar som gäller en specifik ort

Om det bildas från sådana handlingar, titlarna är specificerade namnen på de motsvarande administrativa-territoriella enheter. Det bör ta hänsyn till ett antal nyanser:

1. Om innehållet i uppsättning dokument innehåller flera homogena områden, deras specifika namn inte anges. I det här fallet, med tanke på deras totala modellnamn. Formuleringen kan vara: "Dokument om organisationen av samspelet mellan cheferna för försvars att bekämpa terrorism."
2. Om innehållet är relaterat till en av den administrativa-territoriella enhet, dess namn anges i huvudet.

dessutom

I de fall överordnade, som kommer att inkludera planeringsdokument / uttalanden innehålla uppgifter om den period under vilken de är sammansatta. Detta kan vara ett kvartal eller år, halvår. Titlarna på de fall som används för att sammanfatta homogena dokument är efternamnet som anges i plural. Till exempel: "Order om främjande av anställda i organisationen."

skapa volymer

I fall där det antas att den kommer att vara bildad av flera delar (till exempel, med en betydande mängd av dokumentation), formuleras först ett gemensamt samlingsrör, och därefter (vid behov) - namn för dess delar. Den senast utförda uppdateringsfunktion. Till exempel: "Memo 2015", "Volym 1 Memo för 1: a halvåret 2015". Under bildning och clearance komplex rubriker kan specificeras dokument. Samtidigt det förbjudet att ingå i dem strömlinjeformad, icke-specifik formulering. Framför allt är det inte tillåtet att använda sådana ord som "annorlunda", "allmän korrespondens" och så vidare. Det rekommenderas att undvika användning av komplicerade svängar och inledningen.

rationalisering

Det kan göras på två sätt:

1. Under bildandet av nomenklatur hela organisationen till toppen av listan uthärda rubriker i affärer, inklusive organisatoriska och administrativa åtgärder. Därefter, i fallande ordning efter deras betydelse för att indikera namnen på de övriga kategorierna (avtals, planering och rapportering, etc.). Konsolidering av fall i partitionen, liksom tilldelning av efternamn ska baseras på specifika och funktionellt samband agerar inom dem.
2. I bildandet av en konsoliderad förteckning över namnen på de delarna kommer att agera direkt namn divisioner på grundval av vilka den är gjord klassificeringssystem. Namnen är ordnade i enlighet med bemanning.

definition av termer

Pre-set period är nödvändig för att säkerställa att organisera regelbunden övervakning av deras genomförande, snabb justering av lagringslägen. Till exempel kan tiden variera från tillfälliga till fasta, om det finns skäl till detta. Föreskriven tid ska vara i enlighet med datamodellen (avdelnings) förteckningen över dokument som skapas under driften av företaget. Om en sådan lista inte är tillgänglig, använd den ungefärliga / typiska nomenklatur. Fastställande av djurhållningsperioder kan även utföras i samarbete med de behöriga myndigheterna i Förbunds arkiv.

tilldela index

Det genomförs för operativ och felfri identifiering av fall och dokument som ingår i dem. Indexet representerar en symbol som bildas med arabiska siffror. Den kan omfatta koddelning med tillägg av ett serienummer av fallet (med bindestreck). Till exempel är ekonomiavdelningen tilldelad kod 05. Som ett dokument öppnings delen av årsredovisningsförespråkar. Följaktligen är det hölje som innehåller den handling, som en del av den konsoliderade förteckningen index 05-01.