HR administrering från A till Z

Organisation och personaladministration - en direkt skyldighet för delgivning av personalarbetare. I situationer skapar en ny organisation, omvandlingen av den gamla eller andra omorganisation alternativ och Avdelningen personal behöver veta de viktigaste punkterna i arbetet: utbildning och personalökning, mottagning, översättning, uppsägning av personal, liksom reglerna för arkivering och online-lagring av dokument.

Kompetent organisation av personal dokumenthantering som grund för stabiliteten i företaget

I alla organisationer, oavsett ägande finns en personal. Det är olika i storlek och sammansättning, i funktion och skicklighetsnivå. Uppgiften för personalavdelningen - att se till att alla frågor och problem relaterade till de anställda i företaget, lösas så snabbt och kompetent.

Stabil drift av organisationen är beroende av sina anställda. Den primära uppgiften för servicepersonal - kompetent och snabbt urval av de anställda, HR administration, i enlighet med lagen och dess tid lämna in dokument till arkivet. Detta är grunden för stabil drift av alla företag.

Utbildning av personal för att arbeta med personalen

HR outsourcing guide visar tydligt på behovet av en professionell utbildning av personal. Men i praktiken är det ofta ett problem med beredningen av den önskade profilen anställda.

Högre och sekundära speciella utbildningsinstitutioner inte utfärdar en sådan smal specialistkompetens som "HR outsourcing." Utbildning sker oftast redan på plats eller på specialiserade kurser. Det är också möjligt att framställa den anställde på arbetsplatsen coaching metoden.

HR-outsourcing innebär utbildning av specialister på följande sätt:

• omskolning på basis av den andra högre utbildning;
• högre utbildning intilliggande profil, till exempel "dokumenthantering", "Rättsvetenskap", "Human Resource Management", "skydd av information";
• utbildning på specialiserade långsiktiga kurser (minst tre månader), följt av en examen;
• praktiskt arbete följt av regelbunden träning.

Styrande dokument som reglerar arbetet med personaltjänster

Personalen avdelning och den allmänna organisationen av HR administration är starkt beroende av den nuvarande lagstiftningen och interna styrdokument. Den här funktionen är associerad med nyanserna i att arbeta med ett stort antal personliga dokument är ofta konfidentiellt.

Affärskorrespondens Human Resources regleras av följande rättsakter:

• Constitution Workers Civil och koder, samt delvis och straff familj;
• rättsakter på organisationens profil i frågor som rör arbetet med personal,
• normativa handlingar lokal betydelse;
• olika klassificeringar, regler och förordningar;
• interna regler, till exempel instruktioner för personal dokumenthantering;
• order och bruksanvisning.

Anställda i servicepersonalen måste noggrant följa bestämmelserna i reglerna, och i synnerhet arbetslagstiftningen.

Sök och dokumentation av de anställda

HR administration börjar med sök- och clearance personal. Först måste du bestämma om alternativen för att hitta nya medarbetare. Bland dem är följande:

• myndigheter och arbetsförmedlingar;
• public service sysselsättning,
• jobbmässor;
• utbildningsinstitutioner;
• foruminlägg och CV på olika resurser,
• andra organisationer;
• vänner och bekanta.

Alla sökalternativ anställda har sina fördelar och nackdelar, bör Personal Worker använda varje tillfälle möjligt att stänga positionen.

När den sökande hittas intervjun genomfördes med honom. Det är önskvärt att dess kurs fastställdes dokumentär: det är lättare att fatta ett välgrundat beslut hyra eller avslag. I det senare fallet ska personen skriftligen orsaken till fem arbetsdagar meddela. Om den sökande är lämplig för den lediga tjänsten, måste den krediteras. Sedan börjar exekvering av personal dokumentation på en viss anställd.

Stadier av registreringen anställnings :

• ett anställningsavtal;
• publicera ordningen på mottagning;
• inträde i arbets bok en nyanställd eller hennes institution;
• utforma ett personligt kort;
• Om din organisation har gjort - anläggningens personal fil;
• bekantskap och signering anställd interna regler och instruktioner.

Personalregister (personliga kort, bemanning)

HR förvaltning kräver obligatorisk registrering register, i synnerhet, bemanning och personliga kort. Dessa dokument är obligatoriska för organisationer av alla former av ägande.

Bemanning och antalet ska vara relevant och möta behoven i organisationen. Det infördes namnen på alla positioner, vad indikerar positioner för den angivna tidsperioden.

Personliga kort - ett enhetligt dokument som innehåller en sammanfattning av arbetet för den anställde och personlig information. De är föremål för strikt redovisning och de särskilda villkor för lagring, på platser som förhindrar förruttnelse och stöld.

Order på personal, skillnader och funktioner för registrering

Allmänna kontorspersonal att arbeta huvudsakligen uttrycks i order och bruksanvisning. Dessa dokument kan avse både enskilda medarbetare och hela personalen som helhet. De skiljer sig i design och funktioner i ikraftträdandet.

De flesta av de föreskrifter och anvisningar som hänför sig till särskilda åtgärder med den anställde ha en enhetlig blankett. De är föremål för obligatoriskt samråd med alla berörda parter och utbilda den anställde vid mottagandet. Kopior av personal order lagras i personakten och originalen i separata mappar.

Tidskrifter HR outsourcing, regler för registrering och lagring

Redogöra för förflyttning av dokument i personalregister förvaltningstjänst innebär hantering av specialiserade tidskrifter. Denna multi-format kalkylblad dokument, ofta standardiserade. Vanligtvis de ger upphov till eller större bärbara datorer, eller köpa färdiga i specialbutiker.

Typer av personaltidningar:

• registrering av inkommande och utgående dokument, inklusive bokstäver;
• Registrering av order;
• registrering av ankomst och avgång anställda på affärsresor;
• registrering uttalanden, framställningar, meddelanden, tjänstemän och anteckningar;
• registreringsformer arbetsböcker, sina skal;
• räkenskapsböcker av olika rörelser av personal dokument och så vidare. d.

Alla loggar måste vara obligatoriskt sys och förseglas, och numrerade listor. Håll dem att vara skild från alla dokument. Företrädesvis i ett kassaskåp eller ett skåp.

Funktioner för att hålla och lagra personliga filer

Hålla personliga filer är inte nödvändig. Men de flesta av de organisationer i en form eller annan anställd samlat dokument. Naturligtvis i samma mapp gör det bekvämt.

En privatsak - en uppsättning dokumenterad personlig information om den anställde, samlas in och genereras i en viss ordning. Den kan innehålla en mängd olika dokument och kopior:

• en kopia av de anställdas order;
• kopior av uttalanden;
• kopior av identitetshandlingar som styrker kvalifikationer, utbildningsnivå, civilstånd och de fördelar,
• profilen;
• egenskaper och recensioner;
• Hjälp och t. D.

Personliga filer innehålla personlig information, bör hållas borta från andra dokument. Tillgång till dem är strikt begränsad till ett begränsat antal tjänstemän. När avskeda personal ska personliga angelägenheter vara arkivering.

Regler för registrering, lagring och leverans av arbetskraft böcker och inlagor

Alla organisationer är skyldiga att hålla anställnings register över sin personal, med undantag - personalen, i kombination. I den primära mottagnings arbetsgivaren ensam övertar tomma formulär och gör den första posten av dem. På försättsbladet görs relevanta data om den anställde. Därefter måste du hålla koll på deras relevans och i tid för att göra ändringar.

Vid årsskiftet huvuddelen av att göra en förteckning över arbete och social aktivitet arbetaren, hans erkännande av permanent överföring, uppsägning. Alla uppgifter är numrerade på ett allmänt sätt och görs på basis av ordern. Registrering av uppsägning åtföljs av en utskrift av utskriftsföretaget och undertecknas av chefen.

Arbets register gjorda för hand, kulspetspenna blå penna, skarp och tydlig handstil. Var uppmärksam på relevans och tillförlitlighet insättning. Om du behöver korrigera informationen, då de måste vara snyggt överstruken med en linje och göra relevant information. Denna åtgärd nödvändigtvis bekräftas genom underskrift och stämpel.

Arbets poster lagras separat från de andra dokument i ett värdeskåp. Det är förbjudet att ge dem i händerna på anställda eller tredje part utan uttryckligt beslut av de ansvariga myndigheterna.

Funktioner Snabb och arkivering personal dokument

Lagring av HR-dokument bestäms av deras speciella betydelse. De innehåller personuppgifter och är konfidentiella. Sådana uppgifter är inte föremål för obehörigt röjande. I annat fall skall personalchefer och chefen för organisationen att bötfällas.

För att organisera korrekt lagring av HR-dokument i bruk personalen är det önskvärt att ha ett separat rum. Ange det måste ha erforderlig metalldörr utrustad med larm.

Dokumenten själva bör förvaras i metallskåp eller kassaskåp. Åtkomst för att undvika solljus, och damm, såväl som temperaturskillnaden, och alltför hög fukthalt. Dessa enkla steg hjälper till att hålla de personuppgifter.