Tillgång - vad är detta? Skapa en databas i Microsoft Access

Alla användare av datorsystem baserade på Windows vet att i en vanlig kontorsprogram från Microsoft någon version innehåller en unik tillgång redaktör. Detta är vad ett program är att arbeta med det nu och kommer att övervägas. Naturligtvis kommer det att ges endast de första element som en beskrivning av absolut alla funktioner i programmet kommer att ta mer än en sida.

Vad är Access?

Vad är det här programmet? Tillgång - en fullfjädrad system för arbete med databaser av något slag baserat på relationsmodellen med förmågan att dynamiskt utbyta data med andra program eller Internet publikationer. Det ger ansökan informationsbehandlings automatisering verktyg av något slag, som är representerad i en strukturerad form.

Dessutom tillgång - det är ett paket som inkluderar stöd för ActiveX-kontroller, vilket avsevärt utökar funktionerna i programmet i termer av vad det kan användas inte bara i tabeller eller textkomponenter, men också media och på webbplatser. Etablerat i enlighet med kopplingen mellan databasen (DB) möjliggör noggrann spårning av förändringar i någon av dem med automatisk justering av parametrarna i den andra.

Huvudriktningarna i användningen av applikationer

Föga förvånande, Microsoft Access, i de flesta fall används för att helt automatisera processen analys av vissa processer inom redovisning, affärer och t. Q. På grund av den universella struktur kan programmet eliminera uppkomsten av så kallade dataredundans när det behövs för att ändra en parameter inte av ange ett nytt och i anpassningen av det gamla, och så att förändringarna kommer att visas i alla tillhörande databasen.

Till exempel i företag med fi håller koll på leverantörer, kunder och aktiviteter som de är inblandade. En leverantör förändring bankuppgifter. Det räcker med att en databas ändra dem som automatisk justering kommer att påverka resten av databasen. Datautbyte kommer att göras, och att inte införa nya tillsammans med befintliga. Och denna förändring kommer att påverka samma relaterade aktiviteter. Det är på sätt och vis, får användaren en fullständig automatisering.

Detsamma gäller till exempel lagerstyrning. När någon grupp sålda varor genom lämplig uppdelning av företaget, är rubrikerna automatiskt avskrivits i råvarubaserade data som finns tillgänglig på begäran. Men det är den mest enkla exempel. I själva verket har programmet betydligt fler möjligheter.

Strukturen i Microsoft Access

När det gäller bekvämlighet, det uppnås tack vare de grundläggande elementen, som spelar en avgörande roll i analysen och bearbetning av databasuppgifter. Bland de viktigaste elementen är följande:

• tabellen - det element som lagrar grundläggande information i ett visst format (numeriska, text, grafik, etc ...);
• begäran - ett medium för utbyte till relaterade artiklar, andra databaser, eller tredje parts program;
• formen - inlämning av information eller data i användarvänligt form;
• Rapport - visa bearbetade resultat;
• makro - körbara element som gör det möjligt att utföra vissa åtgärder i händelse av en händelse, du skapar en fråga, rapportgenerering;
• modul - Visual Basic språket funktioner för att avsevärt förbättra möjligheten för programmet genom att inrätta förfaranden och användningen av flera funktioner.

Kommunikation med andra program och externa databaser

Som framgår Access - är ett program som låter dig inte bara använda sin egen ingång från användaren, men också för att ansluta dem till varandra. Möjligheten av ansökan så att informationen kan importeras från andra program (FoxPro, Paradox, Excel, Word, etc.). För att förenkla dessa förfaranden, kan du inte importera och associera, inte bara med dessa program, men också med källor i en nätverksmiljö eller på Internet.

Samma bindningsprocessen utförs på basis av förfrågningar efter typ av arbete som en SQL-databas (tillträdes stöder dem också).

Skapa en databas på grundval av mallar

I Access tabell är det viktigaste elementet. Till utseendet är denna komponent mycket lik ett Excel-ark, men tillträdesmöjligheterna är mycket större, och hur man arbetar med dessa element har sina egna särdrag.

Men för att skapa sin egen databas vid start kan vara ganska enkel. Efter utseendet på Välkommen fönstret ger användaren valet av mallar på grundval av vilka den framtida strukturen av databasen som en tabell skapas. Denna så kallade representation av Backstage. Här hittar du inbäddade ämnen, som är användbara för specifika uppgifter, eller gå att söka på den officiella resurs för Microsoft, om listan ingen av dem inte uppfyller användarens behov (även om detta är osannolikt).

När du väljer en mall som du vill spara som en fil, ange platsen och namnet och programmet kommer automatiskt generera lämplig tabellstruktur.

Databasen från scratch

Om användaren inte komma och han vill göra på sin egen databas, du skapar en ny fil i rätt menyn, välj en tom databas. Här är det värt att överväga vissa begränsningar. Till exempel, skrivbordet databasen inte stödja online-publikationer och webbdatabaser inte överensstämmer med vissa tidigare funktioner.

Skapar en initial bord, kan du fortsätta med införandet av data. Observera att data kan skrivas in endast i intilliggande kolumner och rader. Inte heller lägga tomma celler mellan dem beroende på vilken typ av hur det görs i Excel. Dessutom är den viktigaste förutsättningen att varje kolumn bör innehålla endast en typ, det vill säga om det ursprungliga formatet innebär användning av datum och tid med beräkningar baserade på exponenten in i kolumnen inte kommer att erkännas. Så att det är möjligt att planera tabellen du behöver det är i detta perspektiv. För enkel användning kan du använda speciella designläge.

Nyanserna av data import och länkning till andra källor

På importera data är möjligt i programmet är inte särskilt begränsade. En viktig förutsättning är bara att de importerade data ska delas upp efter typ av tabellen (i Excel eller Word). Om importen utförs, till exempel, i en text utföringsform av "Skrivplatta" kan skapa en liknande struktur med hjälp av fliken tangenten (Tab).

Du kan använda Sharepoint-listor och länkdata för enkel användning. För att göra detta, använd ett speciellt kommando till fliken externa data, som ligger i den grupp av import och bindande. Det erbjuder färdiga lösningar (Excel, Word, och så vidare. D.). När du väljer bara ange platsen för önskad fil, var du vill spara i den aktuella databasen, och bekräfta valet.

slutsats

Sådan tillgång ansökan. Programmet är mycket populärt bland ett brett spektrum av användare, som dess utvecklare har försökt så mycket som möjligt att kombinera i den möjligheten att andra program av denna typ. Och det är det som gjorde programmet mycket flexibel för att konfigurera och automatisera tillämpningen av de flesta funktioner. Det återstår att tillägga att Access - detta är ett mycket kraftfullt verktyg för databehandling, även om det ansågs endast den inledande information om programmet.